Utarbeidelse av styrende dokumenter som instrukser, prosedyrer og retningslinjer v. 2.9

Arbeidsbeskrivelse, utarbeide nytt dokument

Les gjennom hele prosedyren før utarbeidelse av nytt dokument starter. Et dokument i EQS skal være så kortfattet, klart og konsist som mulig. Referanser og kilder skal oppgis.

 

Før det utarbeides et nytt dokument kontrolleres om det allerede finnes et dokument i EQS som dekker oppgavebeskrivelsen. Divisjon/klinikk kan be om at dokument(er) gjeldende for andre enheter gjøres gjeldende også for dem. 

 

Arbeidsbeskrivelse i henhold til oppgaver og samsvar med EQS/Arbeidsdel sin venstremeny for utarbeidelse av nytt dokument, er beskrevet nedenfor.

1)      Gå til EQS/Arbeidsdel/Dokumenter/Nytt dokument

a)      Skriv inn tittel på følgende måte: Start med hovedfagområde, deretter underliggende eller annet samhandlende fagområde, og til slutt oppskriften. Eksempel 1: Øye - Endoftalmitt - Utredning og behandling, eksempel 2: Telefoni, oppdatering Hvite sider.

b)     Velg dokumenttype

c)      Velg enhet ved å trykke Endre. Velg enheter dokumentet skal være tilgjengelig for. For nivå 1 velges enheten St. Olavs Hospital. Videre angis om dokumentet kun skal være tilgjengelig for valgte enheter Etter å funnet riktig enhet(er), trykk OK.

d)     Velg dokumentkategori ved å trykke Endre. For dokumentkategorier som det står et plusstegn foran, klikk på plusstegnet og velg primært en underliggende kategori. Trykk Ok

e)     Klikk på Avanserte egenskaper, følgende informasjon legges inn:

i)        Godkjenningsdato og revisjonsfrist

ii)       Velg hva som skal skje med dokumentet etter revisjonsfrist

iii)     Angi forfatter(e)

iv)     Velg Yrkesgrupper: Her velges alltid Alle ansatte. Trykk OK

v)      Angi hvilken enhet som har utarbeidet dokumentet. Trykk OK

vi)     Skriv inn fortløpende aktuelle søkeord

vii)   Kryss av om dokument under utforming skal være tilgjengelig for andre i arbeidsdelen

viii)  Kryss av om det skal vises lenke for utskrift

ix)     Kryss av om dokumentet skal være søkbart fra visningsdelen

x)      Kryss av om dokumentet etter godkjenning skal skjules fra funksjonen «Nye dokumenter»

xi)     Om dokumentet skal kunne eksporteres til nettsiden EQS-public

f)       Trykk Opprett dokument

 

2)      Hvis det velges dokumenttype med tekstbehandling (Word-dokumenter med eller uten veiledende mal-oppsett) utformes dokumentet gitt ved å trykke Rediger. Det er også mulig å eksportere tekst fra hjemmeområde, med de samme følgende redigeringsmuligheter:

i)        Rediger i egen applikasjon. Her åpnes dokumentet i Word. Husk å lagre.

ii)       Rediger i HTML-editor. Redigering gjøres med valg av definerte funksjonsknapper som vises over dokumentet. Det er her muligheter til å legge inn andre typer dokumenter sammen med tekstdokumentet, her nevnes prosesskart og dokument-lister. Husk å lagre.

b)     For å gjøre et tekstdokument kortere eller at arbeidsbeskrivelsen skal komme tydelig fram legges deler av teksten som en innledning som vises i egen fane for dokumentet. Innledning lages ved å gå til venstremenyen, velg Innledning. Velg de kapitler som skal framstå i fanen Innledning. (For å få opp Tilgjengelige kapitler må kapitteloverskriften i tekstdokumentet ha skrifttype Overskrift. Husk å lagre.

 

3)      Hvis det velges prosess som dokumenttype gjøres følgende

i)        Trykk Rediger, Start prosesskarteditoren.

ii)       Velg figurer

iii)     Knytt dokumenter, dokumentkategorier og/eller lenker til figurene. Husk å lagre.

 

4)      Gå til venstremenyen, velg Revisjonskommentar: Her beskrives en kort kommentar hva dokumentet omhandler. Lagre

 

5)      Gå til venstremenyen, velg Relatert: Hvis det er formålstjenlig legges til informasjon i form av et dokument (=EQS-dokument), vedlegg (fra et hjemmeområde), lenke eller et skjema (EQS-skjema). Vedlegg fra et hjemmeområde skal ha bunntekst med sidetall av totalt antall sider, tekst med vedlegg til dokument id og navn, samt revisjonsnummer. Lagre

 

6)      Gå til venstremenyen, velg Arbeidsgruppe der det er hensiktsmessig. Medlemmer av arbeidsgruppen kan kommentere og revidere et dokument under utforming.

 

7)      Gå til venstremenyen, velg Høring/Start høringsrunde: Ved opprettelse av nye dokumenter eller ved revidering av eksisterende dokumenter bør dokumentet sendes på høring. Dokumenter som utarbeides for å gjelde flere enheter skal sendes på høring til de involverte parter. Velg dato for når høringen primært skal avsluttes, deltakere og skriv en kommentar til høringsdeltakerne. Velg Start høringsrunde. Godkjenning kan igangsettes etter endt høring.

 

8)      Gå til venstremenyen, velg Godkjenning/Start godkjenningsrunde: Velg datofrist for godkjenningen, og skriv en kommentar til godkjenner(e). Oversikt godkjenner. Velg Start godkjenningsrunde

 

9)      Se for øvrig, i venstremenyen, Brukerveiledninger

 

 

Arbeidsbeskrivelse, revidere dokument

1)      Gå til EQS/Arbeidsdel/Dokumenter/Mine dokumenter/Godkjente dokumenter

2)      Ta ut ny revisjon ved å velge dette fra funksjonsknappen benevnt Handlinger

 

Ved revisjon av et godkjent dokument går man gjennom alle punktene beskrevet i Arbeidsbeskrivelse, utarbeide nytt dokument. I revisjonskommentaren beskrives hva som er endret fra forrige versjon.

 

 

Tilleggsinformasjon

Kapittelinndeling

Hvis det i dokumentets overskrifter er valgt Overskrift fra stilgalleriet (Stiler) vil overskriftene utgjøre en kapittelinndeling. Valg på kapittel (overskrifter) gjøres ved å klikke på pilen helt øverst til høyre i dokumentet benevnt Innhold.

 

Forkortelser

Første gang et uttrykk benyttes i dokumentet skal det skrives fullt ut med forkortelsen i parentes. Senere i dokumentet kan en da, om ønskelig, benytte kun forkortelsen.

 

Bilder

Dersom man skal bruke bilder fra nettet må man først undersøke hvem som har opphavsretten til bildet.

Dersom bildet ikke er frigitt for allmenn bruk må man betale kopigebyr før bruk av bildet.

 

Dokumentlenker

Lenker til andre EQS-dokumenter kan legges inn i dokumentet: Dokumentlenken til aktuelle dokument er tilgjengelig under fanen mer Info.

Dokumentlenker er bygd opp slik: {{EQSDocument xxxx}}.

For dokument med dokumenttypen HTML er det egen funksjonsknapp for å lenke til et EQS-dokument.

 

 

Referanser

Referansen angis med et arabisk tall i parentes bak referansen.

Referanse må angis også når forfatterens navn står i setningen.

Hvis du refererer til et verk mer enn en gang, skal du bruke samme nummer som første gang referansen ble brukt.

Hvis du henviser til flere kilder i en setning, kan disse oppgis slik: (2-4) dvs. 2 til 4, og (2-4,8) dvs. 2 til 4 og 8.

 

Informasjon om hvordan du skriver referanser i tekst og i referanselisten med Vancouver-stilen er hentet fra NLMs stilguide Citing medicine (1) og References/Bibliography Vancouver Style (2). Det finnes ingen offisiell manual for Vancouver-stilen, men NLMs stilguide blir nå betraktet som den mest autorative manualen.